Tiempo
Documentos en SAP en minutos
Lo que tardaba días de digitación queda registrado casi en cuanto llega el correo.
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NovaDocs
IA documental · Cuentas por pagar y ventas · SAP Business One
Tus documentos llegan. NovaDocs los convierte en transacciones.
Facturas, órdenes de compra, notas de entrega y más llegan en PDF, escaneados o como foto a un correo, una carpeta o WhatsApp. NovaDocs los lee con inteligencia artificial, los valida contra tu ERP y los deja listos en SAP Business One, sin digitar y con aprobación humana donde importa.
PDF, escaneos y fotosCorreo · Carpeta · Portal · WhatsAppSin plantillas por proveedorValidación de 3 víasAprobación desde el celularSAP Business One
Descargar brochure (PDF)Factura_A-004512.pdf
facturas@tuempresa.com
ProveedorDistribuidora Andina, C.A.99%
RIFJ-40123456-799%
N.º de facturaA-00451298%
Orden de compraOC 338196%
Líneas14 artículos94%
Proveedor encontrado en SAP
Coincide con OC 3381 y su entrada de mercancía
Sin duplicados ni cambios bancarios
Factura de proveedor creada como borrador en SAP Business One
Datos de ejemplo
0
Plantillas que configurar por proveedor
0
Vías de entrada: Microsoft 365, IMAP, carpeta, carga manual, portal de proveedores y WhatsApp
24/7
Procesamiento continuo, también fuera de horario
0%
Trazabilidad: original, datos extraídos y quién aprobó
Beneficios
Lo que gana tu empresa con NovaDocs
Equipo
Menos personal digitando
El mismo equipo procesa muchos más documentos: las personas pasan de teclear a revisar solo las excepciones.
Costos
Menos costos por errores
Evita pagos duplicados, retenciones mal calculadas, fraudes y reprocesos.
Ingresos
Pedidos que se facturan antes
Las órdenes de compra de tus clientes entran como pedido de venta al instante: despachas y facturas más rápido.
NovaDocs
Cada documento que se digita es tiempo, errores y riesgo.
01
Digitación manual
Cada factura se teclea en el ERP: horas de trabajo, errores de transcripción y cierres que se retrasan.
02
Documentos dispersos
PDF en correos, escaneos en carpetas y fotos en chats. Nadie sabe qué llegó, qué falta ni qué se registró.
03
Riesgo de pagar mal
Facturas duplicadas, montos que no cuadran con la orden de compra o cambios de cuenta bancaria que pasan sin control.
NovaDocs
Del correo al ERP en cuatro pasos
- 1
Recibe
Conecta un buzón como facturas@tuempresa.com, una carpeta compartida, WhatsApp o el portal de proveedores, o arrastra los archivos. NovaDocs recoge cada documento en cuanto llega.
- 2
Entiende
La IA identifica el tipo de documento y extrae encabezado, líneas, impuestos y totales, aunque sea un escaneo o una foto.
- 3
Valida
Cruza proveedor, orden de compra, entrada de mercancía, cantidades e impuestos contra SAP Business One.
- 4
Registra
Crea el documento en SAP como borrador o lo contabiliza según tus reglas. Lo dudoso va a una bandeja de revisión.
Calcula tu ahorro
¿Cuánto tiempo pierde tu equipo digitando?
Mueve los controles con los números de tu empresa.
Estimación orientativa que supone un 80% de documentos procesados sin intervención. El resultado real depende de tus documentos y procesos.
400
horas al año liberadas
50
jornadas de trabajo de 8 horas
4800
documentos al año sin teclear
NovaDocs
Lo que ningún OCR hace
Funciones pensadas por IDA para ir más allá de leer texto.
Aprende de cada corrección
Innovación IDACuando alguien corrige un campo, NovaDocs lo recuerda para ese proveedor. La precisión mejora con el uso, sin reentrenar ni crear plantillas.
Guardián antifraude
Innovación IDADetecta facturas duplicadas, montos fuera de patrón y cambios en los datos bancarios del proveedor antes de que se paguen.
Respuesta automática al remitente
Innovación IDASi falta la orden de compra, el RIF no coincide o el documento es ilegible, NovaDocs responde al proveedor explicando qué corregir.
Factura por WhatsApp
Innovación IDAChoferes, vendedores o proveedores toman una foto y la envían por WhatsApp. NovaDocs la procesa igual que un PDF.
Pregúntale a tus documentos
Con NEXO AICon NEXO AI: "¿qué facturas de este proveedor vencen esta semana?" o "muéstrame la OC de esta factura", en lenguaje natural.
Confianza campo por campo
Cada dato extraído trae su nivel de confianza. Tu equipo solo revisa lo dudoso, no el documento completo.
NovaDocs
Documentos que procesa
Facturas de proveedor
Encabezado, líneas, impuestos y totales, enlazados a la orden de compra y la entrada de mercancía.
Entradas de mercancía
Registra lo recibido contra la orden de compra y completa el ciclo de 3 vías: orden, entrada y factura.
Órdenes de compra
Convierte cotizaciones u órdenes recibidas en órdenes de compra y avisa si los precios se apartan del histórico.
Órdenes de compra de clientes
El pedido que tu cliente envía por correo se convierte en una orden de venta en SAP con su lista de precios, consulta de stock y fecha de entrega.
Notas de entrega y guías
Registro de recepciones y despachos con su soporte digital adjunto.
Notas de crédito y débito
Vinculadas automáticamente a la factura original.
Comprobantes de pago y retención
Conciliados contra las facturas abiertas del proveedor o del cliente.
Otros documentos
Contratos, certificados y soportes clasificados y archivados junto al registro del ERP.
NovaDocs
Entra por donde ya llega hoy
Sin cambiar los hábitos de proveedores ni clientes.
Correo Microsoft 365
Lee el buzón de facturas vía Microsoft Graph y toma los adjuntos PDF, imágenes, XML o JSON.
Correo IMAP
Compatible con cualquier proveedor de correo: Gmail, Zoho o tu propio hosting.
Carpeta compartida
Ideal para escáneres: lo que cae en la carpeta se procesa y lo que falla se aparta para revisarlo.
Carga manual
Arrastra y suelta desde el portal uno o varios archivos a la vez.
WhatsApp y portal de proveedores
Fotos por WhatsApp y facturas que el proveedor sube él mismo, con su estado a la vista.
Salud de canales
Métricas por canal, último error con sugerencia de solución y aviso por correo tras 3 fallos seguidos.
NovaDocs
Validado contra SAP Business One antes de llegar
NovaDocs consulta SAP en modo de solo lectura para frenar los errores que hoy se descubren tarde.
Ciclo de 3 vías
3 víasCruza la factura con la orden de compra y la entrada de mercancía: cantidades, precios y pendientes.
Variación de precios
Avisa cuando el precio de una orden de compra se aparta del último precio pagado.
Duplicados de verdad
Detecta la misma factura aunque llegue escaneada y en PDF nativo, o con el número escrito distinto.
Socio de negocio
Verifica que el proveedor o cliente exista y esté activo, buscándolo por identificación fiscal o nombre.
Artículos y cuentas
Relaciona cada línea con un artículo o una cuenta contable válidos, con sugerencias según el histórico de compras de ese socio.
Totales e impuestos
Comprueba que líneas, impuestos y total cuadren, y exige fecha de vencimiento cuando corresponde.
NovaDocs
Tu equipo solo toca lo que necesita atención
Lo correcto avanza solo según tus reglas; lo dudoso llega a la persona indicada con el original al lado.
Centro de mando
Pendientes del día, listos para SAP, errores, tiempo medio hasta SAP, horas ahorradas y gasto de IA del mes.
Pantalla de revisión
El original junto a los datos extraídos, resaltando de dónde salió cada dato, con corrección en línea y descarte de archivos ajenos.
Reglas de aprobación
Por socio, monto, moneda o tipo de documento: aprobar automáticamente, pedir aprobación o enviar a revisión.
Aprobación desde el celular
MóvilEl aprobador recibe un enlace seguro de un solo uso, ve el resumen y las líneas y aprueba o rechaza con motivo, sin iniciar sesión.
Historial completo
Cada documento guarda su línea de tiempo: recepción, lectura, validaciones, correcciones, aprobaciones y envío a SAP.
Reintentos seguros
Si SAP no responde, el documento queda marcado con el error y se reintenta sin duplicar.
NovaDocs
Portal de proveedores
Un espacio sencillo donde cada proveedor entrega sus facturas y sigue su estado, sin llamadas ni correos de «¿ya recibieron mi factura?».
Sin contraseñas
PortalEl proveedor entra con un enlace mágico que recibe en su correo.
Hasta 10 archivos a la vez
Sube sus facturas desde la computadora o el celular, en español o inglés.
Estado a la vista
Recibido, En revisión, Aceptado o Rechazado, con el motivo cuando se rechaza.
Solo socios de SAP
Invitas proveedores que existen en SAP, reenvías invitaciones o revocas el acceso al instante.
Proveedor ya identificado
Los documentos llegan asociados a su socio de negocio, listos para validar.
Cada quien lo suyo
Cada proveedor ve únicamente sus propios documentos.
NovaDocs
Inteligencia artificial bajo tu control
Cada empresa elige su proveedor de IA y su modelo, con su propia clave, y controla lo que gasta.
OpenAI o Anthropic
Sin dependenciaCon la clave de tu empresa y el modelo que prefieras. Un documento se puede reprocesar con otro proveedor u otro modelo.
Clasificación en dos pasos
Un modelo económico descarta boletines, logos y archivos ajenos antes de pagar la lectura completa.
Presupuesto mensual
Gasto del mes por modelo; al llegar al tope el procesamiento se pausa y se avisa. Nada se pierde: los documentos esperan.
Memoria de socios
Recuerda cómo se corrigió cada proveedor o cliente y lo aplica la próxima vez; si una persona corrige el tipo de documento, su decisión prevalece.
NovaDocs
Control, seguridad y cumplimiento
Seguro para tu SAP
Service LayerNunca escribe directo en la base de datos: consulta en solo lectura y crea los documentos por el Service Layer oficial, respetando validaciones y permisos.
Validación fiscal
Verifica la identificación fiscal, el cálculo de impuestos y las retenciones según tus reglas.
Archivo y trazabilidad
El original queda vinculado al documento de SAP, con historial de quién revisó, corrigió y aprobó.
Roles y permisos
Perfiles de consulta, revisión y administración por empresa; la clave de IA se guarda cifrada.
Respaldo nocturno
Copia diaria de los originales con verificación de integridad y guía de restauración.
Multiempresa y bilingüe
Datos, canales, reglas e IA separados por empresa, con interfaz en español e inglés.
Por qué NovaDocs
- No es solo OCR: entiende el documento y lo valida contra tu ERP antes de registrarlo.
- Sin plantillas por proveedor: funciona con formatos nuevos desde el primer documento.
- Nativo SAP Business One, desarrollado por consultores con más de 14 años de experiencia en SAP.
- Humano en control: borradores, bandeja de excepciones y aprobaciones donde importa, también desde el celular.
- Seguro para tu SAP: nunca escribe directo en la base; todo pasa por el Service Layer oficial.
- Tus proveedores ven el estado de sus facturas en un portal propio, sin llamadas.
- IA a tu elección y con presupuesto: sin depender de un solo proveedor ni llevarte sorpresas.
- Parte del ecosistema IDA: se integra con NEXO AI, InStock WMS e InSales.
NovaDocs
Lo que más nos preguntan
¿Qué es NovaDocs?
Es una solución de procesamiento inteligente de documentos: lee con IA facturas, órdenes de compra y notas de entrega en PDF, escaneadas o en foto, las valida contra tu ERP y las registra en SAP Business One.
¿Por dónde recibe los documentos?
Por correo (Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP), una carpeta compartida, WhatsApp, carga manual o el portal de proveedores. NovaDocs recoge cada documento en cuanto llega, también fuera de horario.
¿Escribe directo en la base de datos de SAP?
No. Consulta SAP Business One en modo de solo lectura y crea los documentos por el Service Layer oficial, respetando sus validaciones y permisos. Tú decides en el portal si llegan como borrador o contabilizados.
¿Hay que configurar plantillas por proveedor?
No. NovaDocs no necesita plantillas por proveedor y aprende de cada corrección.
¿Cómo evita errores y pagos indebidos?
Valida cada documento contra órdenes de compra y entradas de mercancía, detecta duplicados y cambios de cuenta bancaria, y pide aprobación humana donde importa, con trazabilidad completa.
Envíanos tus documentos y míralos llegar a SAP
En una demo procesamos facturas y órdenes de compra reales de tu empresa y te mostramos el resultado en SAP Business One.